فرشاد ناصری فر

سازمانی است کلی و به گونه ای در اجزاء منعکس می گردد که هر جزء می‎تواند مانند همچون کل عمل کند. برای آنکه سازمانی با این خاصیت داشته باشیم باید از تخصصی کردن بیش از حد آنها جلوگیری کنیم.

نویسنده : مهسا قنبری

شاید باورتان نشود، اما برخی از ما هنوز هم درگیر این افسانه‌ها هستیم، بخصوص اگر پای بهره‌وری شخصی در میان باشد. وقتی به سراغ لیست وظایف خود می‌روید، هشدارها و زنگ خطرهای زیادی وجود دارند که باید به آن‌ها توجه کنید. از کجا می‌توانید بفهمید که کدام‌ها حقیقت هستند و کدام‌ها خیالی و افسانه‌؟ در ادامه می‌خواهیم 5 باور نادرست را به شما بگوییم که بهتر است  یکبار برای همیشه آن‌ها را کنار بگذارید:

1-  چند وظیفگی ذاتاً اشتباه است

بله، تغییر وظایف- یعنی مدام از یک کار به سراغ کار دیگر رفتن- اثرات بسیار مضری روی بهره‌وری شما خواهد داشت. بهرحال، مهم است توجه داشته باشید که تغییر وظایف همانند چند وظیفگی نیست. چند وظیفگی به مفهوم انجام بیش از یک کار در یک زمان است. انجام چنین کاری برای اکثر ما دشوار است، اما نکات مثبتی هم در چند وظیفگی وجود دارند:

-تمرین سخنرانی آسانسوری ( تلاش برای متقاعد کردن مخاطب در 30 ثانیه) در حین شستن ظرف‌ها

-  گوش دادن به پادکست آموزشی ضمن انجام حرکات ورزشی

-دوچرخه سواری حین فکردن به ایده‌های شام هفته آینده

در این نمونه‌ها چند وظیفگی باعث می‌شود که از اوقات خود استفاده بهتری داشته باشید و در بسیاری موارد عملکردتان بهبود پیدا کند. نکته این  جاست که  این وظایف به جای آن که رقابتی باشند، مکمل هستند. در واقع یکی از فعالیت‌ها به صورت اتوماتیک انجام می‌شود و عمده قوای شناختی ما روی فعالیت دیگر متمرکز است. 

2- سحرخیز باش تا کامروا باشی

اگر شما هم جزو کسانی هستید که انگشتتان به دکمه Snooze موبایلتان چسبیده و دائم مشغول چرت زدن هستید، به احتمال زیاد توصیه‌های زیادی از معجزات سحر خیز بودن دریافت کرده‌اید. البته نمی‌توان منکر آن شد، اما لزوماً سحرخیز بودن موجب افزایش بهره‌وری شما نمی‌شود. انگلیسی زبان‌ها می‌گویند "پرنده‌ای که زودتر از خواب می‌شود می‌تواند کرم‌ها را بگیرد". بر همین اساس، مطالعه‌ای توسط دانشمندان در دانشگاهی در بلژیک انجام شد که 31 شرکت کننده داشت، 15 جغد شب و 16 پرنده دیگر که در رده پرندگان سحرخیز بودند. با گذراندن دو روز در آزمایشگاه خواب، الگوی خواب این دو گروه یک تفاوت 4 ساعته داشت. یعنی مثلاً اگر پرندگان سحرخیز ساعت 7 صبح از خواب بیدار می‌شدند، جغدها ساعت 11 صبح بیدار می‌شدند. یک ساعت و نیم و 10 و نیم ساعت بعد از زمان بیداری، این شرکت کنندگان تحت آزمایش "زمان- واکنش" قرار ‌گرفتند تا توانایی حفظ توجه متمرکز در آن‌ها مورد ارزیابی قرار بگیرد، ضمن این که فعالیت مغزی آنان با MRI اندازه‌گیری می‌شد.

در آزمایش صبحگاهی، کمی پس از بیدار شدن، هیچ تفاوتی بین پرندگان سحرخیز و جغدهای شب وجود نداشت. اما در مورد آزمایش شب، جغدها واکنش سریعتری نسبت به پرندگان سحرخیز داشتند و این نشان می‌دهد که پرندگانی که دیرتر از خواب بیدار می‌شوند از نظر ذهنی هوشیارتر هستند، قبل از آن که احساس کم توانی کنند. در تست هوش هم جغدها نسبت به پرندگان سحرخیز برتری داشتند.

3-  بهترین راه برای غلبه بر خستگی و رکود کاری، استراحت کردن است

زمانی که احساس می‌کنید گرفتار شده‌اید و هیچ راه چاره‌ای ندارید، هیچ چیز بدتر از آن نیست که سرتان را روی میز بگذارید یا به مکان نمای در حال چشمک زدن کامپیوتر خیره شوید. آن موقع است که نصیحت‌ها پشت سر هم به شما می‌رسند که " بلند شو قدم بزن، روی یک فعالیت دیگر تمرکز کن، استراحت کن و کاری که تو را خسته می‌کند، کنار بگذار". با وجود این که چنین اقداماتی می‌توانند حس و حال شما را بهتر کنند، اما این بهترین روش برای فائق آمدن بر موانع سد راهتان، نیست. طبق تحقیقات صورت گرفته "مقاومت" تنها راه رساندن شما به ایده‌های فوق‌العاده است: از درون مشکلات عبور کنید و پیش بروید.

4 - کارهای خسته‌کننده و کوچک را اول انجام دهید

شاید شما هم مانند خیلی‌های دیگر باید روز کاری خود را با کارهای کم اهمیت و کسل آوری مثل- پاسخ دادن به ایمیل‌ها، جبران کردن عقب‌افتادگی‌ها یا پر کردن گزارش هزینه‌ها آغاز کنید. احتمالاً تصور می‌کنید که بهتر است این کارهای کوچک و پیش پا افتاده را انجام دهید تا خیالتان آسوده شود و بعد بتوانید به راحتی بقیه روز را روی کارهای بزرگتر و مهم خود تمرکز کنید. این نوعی خانه داری ذهنی است. البته این ایده نکات مثبتی هم دارد، اما اکثر روانشناسان و کارشناسان ادعا می‌کنند که معمولاً بهتر است روز خود را با یک کار بزرگ و پر مفهوم- یا حتی کارهایی که از انجام آن‌ها دلهره دارید، آغاز کنید.

حتماً اصطلاحش را هم شنیده‌اید " قورباغه‌ات را قورت بده". یعنی اگر روزتان را با کارهای مهم و ارزشمند آغاز کنید، می‌توانید با قدرت بقیه کارها را هم در طی روز انجام دهید چون می‌دانید که سختترین آن‌ها را پشت سر گذاشته‌اید. روانشناس ران فریدمن توضیح می‌دهد که سه ساعت اول روز در واقع زمانی است که ما بیشترین تمرکز را داریم و ترکیبات شیمیایی مغز شما هم می‌تواند به این موضوع کمک کند.

" اگر آن سه ساعت طلایی را با انجام کارهای جزیی مثل ایمیل زدن یا توجه به درخواست دیگران هدر دهیم، بهترین ساعات روز که بیشترین کارایی را داریم از دست خواهیم داد و بقیه روز را نمی‌توانیم به خوبی به کارمان ادامه دهیم". وقتی به ساعت‌های پایانی روز می‌رسیم، کاهش عملکرد شناختی را تجربه می‌کنیم ( همان حس و حالی که ساعت سه بعد از ظهر به سراغمان می‌آید). پس کارهای مهم خود را همان ابتدا انجام دهید تا بتوانید روز کاری مفید و پرباری داشته باشید.

5- بهره‌وری یعنی انجام کار بیشتر

از نظر شما یک روز پربازده و ثمربخش چگونه است؟ متاسفانه، اکثر آدم‌ها،  "پر مشغله بودن" را با " بهره‌وری" اشتباه می‌گیرند.  این که لیست کاری پر و پیمان داشته باشیم نشانه بهره‌وری بالای ما نیست. احتمالاً وقتی صندوق پستی خود را از 582 به 200 می‌رسانید به نظرتان می‌رسد که کار زیادی انجام داده‌اید، اما از خودتان بپرسید: آیا این واقعاً بیشترین و مفیدترین استفاده‌ای بود که زمان خود داشته‌اید؟ آیا بهتر نبود آن ساعت‌ها را به پیشرفت‌ معنادار یک وظیفه مهم اختصاص می‌دادید؟

وقتی حرف از بهر‌ه‌وری واقعی به میان می‌آید، این قانون طلایی را به یاد داشته باشید که " کیفیت مهمتر از کمیت " است. اگر می‌توانید گام‌هایی را درجهت اجرای یک پروژه بزرگ و مهم، بردارید؛ این کار به اندازه انجام  15 کار حاشیه‌ای که در لیست وظایف شما قرار دارند، موثر است.

روش‌های افزایش بهره‌وری یک موضوع شخصی است

اگر مشتاقید بهره‌وری بالایی داشته باشید، احتمالاً توصیه‌های مختلف را به کار گرفته‌اید. هوشمندانه‌ترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که راهی را انتخاب کنید که بهتر در مورد شما جواب می‌دهد. اگر روش منحصر به فرد شما مورد تایید کارشناسان و روانشناسان است، پس همان روش عالی است. اگر این طور نیست، فکر نکنید که باید خیلی سریع روش خود را تغییر دهید. نهایتاً این که هر روشی که به شما در انجام بهتر کارهایتان کمک می‌کند، بهترین روش افزایش بهره‌وری خواهد بود.

منبع : ماهنامه شبکه

تعارض در مذاکره  را می توان به دو صورت تعریف نمود:

۱- عدم توافق یا مخالفت جدی بر روی منافع، تفکرات و خواسته ها که ممکن است واقعی یا صرفا ناشی از برداشت طرفین باشد.
۲- عدم امکان دستیابی هم زمان طرفین به خواسته های خود. به گونه ای که موفقیت یکی مستلزم شکست دیگری باشد.

سطوح مختلف تعارض در مذاکره

تعارض درون فردی (Intra-personal conflict):

این نوع از تعارض، درون ذهن فرد ایجاد می شود و منشا آن می تواند تفکرات، ایده ها، احساسات،ارزش ها و … باشد. زمانی که با وجود تمایل زیاد به خوردن بستنی، با این وسوسه مخالفت می کنیم، زیرا می دانیم که خوردن بستنی بر خلاف رژیم غذایی ماست، با یک تعارض درونی روبرو هستیم.

تعارض بین فردی در مذاکره  (Inter-personal conflict)
سطح دوم تعارض، بین افراد به وجود می آید. این نوع تعارض ممکن است بین دوستان، همکاران، هم اتاقی ها و … ایجاد می شود. بخش عمده مذاکره در مورد تعارضات بین فردی است.

تعارض دورن گروهی (Intra-group conflict)
نوع سوم تعارض، تعارض درون گروهی است.  تعارضی که در میان اعضای یک گروه، در میان اعضای یک خانواده، یک کلاس درس و … به وجود می آید.

تعارض بین گروه ها (Inter-goup conflict)
بالاترین و پیچیده ترین سطح تعارض، در میان گروه ها به وقوع می پیوندد. تعارض میان سازمان های مختلف، میان نژادهای مختلف، میان ملت ها و قوم ها در یک کشور، همگی از این نوع محسوب می شود. مذاکره در این سطح بسیار پیچیده است.

نکات سازنده و مخرب در تعارض

معمولا در ابتدا، ینگونه به نظر می رسد که وجود تعارض، همواره بد و مخرب است کسانی که اینگونه فکر می کنند دو دلیل دارند. نخست اینکه وجود تعارض نشان دهنده یک مشکل، یک اشتباه و یک تضاد است. دوم اینکه فکر می کنند تعارض همیشه نتایج بد و غیر سازنده ای به همراه دارد.
برخی از دلایلی که باعث می شود تعارض اثرات مخربی داشته باشد در اینجا فهرست می کنیم:

۱- اهداف رقابتی و شرایط برنده-بازنده: در تعریف تعارض گفتیم، هدفی وجود دارد که دستیابی به آن، همزمان برای دو طرف امکان پذیر نیست. بدیهی است وجود چنین اهدافی منجر به شکل گیری رقابت شده و می تواند به بروز رفتار مخرب منجر شود.

۲- سوء برداشت  و پیش فرض (Misperception & Bias): به تدریج با شدت یافتن تعارض، سوء برداشت ها نیز بیشتر  و جدی تر می شوند. هر کس واقعیت ها را مطابق با دیدگاهی که خودد از تعارض دارد تفسیر می کند. زمانی که جنگ لفظی یا نظامی بین دو کشور شدت می گیرد، حتی حرکات صلح جویانه هر یک از طرفین نیز، نوعی در راستای تقویت تعارض تفسیر می شود. همه چیز با پیش فرض، تفسیر می شود و کوچکترین رفتارها نیز در چارچوب تصویری کلی که از مقابل در ذهن ساخته ایم تبیین و تفسیر می گردد.

۳- درگیر شدن احساسات: عصبانیت، اضطراب، نگرانی و خستگی ناشی از تعارض، همگی عواملی هستن که می توانند زمینه را برای ورود احساسات به حوزه تفکر طرفین فراهم کنند. احساسات، مانع تفکر صحیح و شفاف می شوند و ممکن است موجب شوند به تدریج، با شدت گرفتن تعارض، طرفین بیشتر و بیشتر از رفتار منطقی فاصله بگیرند.

۴- کاهش ارتباطات: اثر بخشی ارتباطات با افزایش میزان تعارض کاهش می یابد. ما انسان ها معمولا با کسانی که موافقمان هستند ارتباط و تبادل اطلاعات بیشتری داریم تا کسانی که مخالف ما هستند. همچنین، عموما نوع ارتباطی که در تعارض ایجاد می شود، سازنده نیست. بلکه در راستای تهدید، تضعیف و شکست دادن طرف مقابل و در بهترین حالت برای تحکیم موضع قبلی و قبولاندن آن به طرف مقابل است.

۵- مبهم شدن موضوع اصلی تعارض: با پیشرفت تعارض، معمولا موضوع اصلی مورد تعارض کم رنگ شده و طرفین، جزئیات آن را فراموش می کنند. فرهنگ تعمیم به شدت فراگیر می شود. هر اتفاق یا حرکت جدیدی نیز در چارچوب تعارض موجود تبیین و تفسیر می شود. به این صورت، مشکلات و اختلاف نظرها، به حدی برسد که موضوع اصلی مورد تعارض، به دست فراموشی سپرده می شود.

۶- موضع گیری شدید و پافشاری بر روی آن: طرفین درگیر در یک تعارض، معمولا از لحاظ ذهنی روی یک موضع خاص پافشاری می کنند و هرچه طرف مقابل نسبت به موضع آن ها سخت گیرتر عمل کند، آن ها نیز با تعهد بیشتری از موضع خود دفاع می کنند. هر یک از طرفین احساس می کند عقب نشینی از موضع قبلی، موجب از دست دادن آبرو خواهد شد. مشکل دیگری که به تدریج و با گذشت زمان شکل می گیرد، ساده اندیشی در مورد تعارض است. اگرچه ممکن است موضوع مورد تعارض، پیچیده و چند وجهی باشد، اما به تدریج با گذشت زمان، هر یک از طرفین، تعارض را در شکلی ساده و تک بعدی ارزیابی می کند. چنین برداشتی از تعارض، به سختی می تواند به یک راه حل برنده/برنده و مورد توافق طرفین منتهی شود.

۷- بزرگنمایی اختلافات و کوچک شمردن شباهت ها: هرچه موضع گیری های محکمتر و موضوع اصلی مورد تعارض در میان حواشی ایجاد شده کمرنگ تر می شود، هر یک از طرفین، دیگری و موضع وی را بیشتر در تضاد با مواضع خود می بیند. هر تفاوت جزئی، به عنوان مشکلی بزرگ در راستان اختلاف نظر موجود، ارزیابی شده و هر شباهتی،  هر چند مهم و بزرگ به عنوان یک شباهت جزئی و بی اهمیت تفسیر می شود. این دیدگاه که معمولا به محض شکل گرفتن، گسترش نیز می یابد، موجب می شود طرفین تلاش کمتری برای رفع تعارضات موجود، از خود نشان ی دهند.

برگرفته از سایت : http://modiremba.com

منبع: کتاب فنون مذاکرات «مهندس محمدرضا شعبانعلی»

چطور سخنرانی کنیم؟ سوال مهمی است که لابد هزار بار از خودتان پرسیده‌اید. سخنرانی کردن در جمع کاری نیست که به این راحتی ها بتواند آن را انجام داد. مگر می شود یک ساعت تمام حرف زد و نفس نکشید یا تپق نزد؟ جواب ما این است: با وجود این که ممکن است در زمان سخنرانی از آسمان سنگ ببارد اما بهتر است خودتان را برای هر شرایطی آماده کنید.

در این پست به شما می گوییم، قبل از هر سخنرانی چه کنید تا بعدتر از سخنرانی سربلند بیرون بیایید.

قبل از سخنرانی قدم بزنید

اگر موقعیتش را دارید، پیش از آن که پشت تریبون بروید، اطراف سالن قدم بزنید. بهانه تان هم این باشد که با مردم حرف بزنید. این قدم زدن کوتاه کمک می کند تا آدرنالین اضافی در بدنتان پخش شود و سر سخنرانی بیخود و بی جهت عصبانی تان نکند.

برای متن سخنرانی  زیر و زبر بگذارید

حتی اگر بهترین سخنران دنیا هم هستید، بهتر است زیر و زبر های کلماتتان را بگذارید که جلوی جمع تپق نزنید. اگر جایی قرار است مکث کنید، این موضوع را با یک علامت قراردادی برای خودتان در داخل متن مشخص کنید. قرار نیست بزرگ کلمه «مکث» را پای هر تکه از متن بنویسید. همین قدر که خودتان از متنی که نوشته اید، سر در بیاورید کفایت می کند.

سخنرانی‌تان را تمرین کنید

رهبران مطرح دنیا وقتی می‌خواهند سخنرانی کنند،‌ قبل از هر کاری، بنابر موضوع سخنرانی، به موضوع  سخنرانی و پیشینه ی آن در ذهن مردم توجه می‌کنند. حتی اگر فکر می‌کنید که به طور طبیعی سخنران به دنیا آمده‌اید،‌ باز هم مهم است که به بعضی نکته‌ها توجه کنید. لحن شما در یک سخنرانی حماسی با زمانی که قرار است برای نوجوان ها سخنرانی کنید، تفاوت دارد.
بالا بردن صدایتان در طول سخنرانی، حتی برای یک‌بار هم که شده، ‌می‌تواند توجه افراد زیادی را به خودش جلب کند.
وقتی فریاد می‌زنید و جمله‌ای را با تاکید بیشتری ادا می‌کنید، بعدش نفس بکشید. لزوم حضور اکسیژن برای مغز به کنار،‌این تاکیدها و بلند کردن صدا باعث می‌شود که، شنونده بفهمد روی چه بخشی تاکید بیشتری دارید.
در این‌جور مواقع،‌یعنی بعد از بلند کردن صدایتان و یک سکوت مختصر، می‌توانید موضوع صحبت را هم تغییر بدهید.

شما سخنرانی کنید، نه پاورپوینت

این روزها خیلی از سخنرانی ها با برنامه محترم پاورپوینت جان می گیرد. این برنامه خوب است اما به شرطی که یک چرخ یدکی و کمکی باشد و شما سخنرانی کنید نه آقای پاورپوینت. یادتان باشد که شما به سخنرانی آمده اید و مردم قرار است شما را ببینند. اگر قرار بود متن پاورپوینت را بخوانند که، نیازی به حضور شما نبود. در هر صفحه ی پاورپوینت فقط یک تصویر و چند کلمه بگنجانید. بگذارید بقیه ی زحمت را حنجره تان بکشند.

نویسنده : اشکان خسروپور

وب : http://cheee.ir

مدیریت دانش، رسیدن به اهداف سازمان با استفاده بهینه از دانش و یا توانایی یک سازمان در استفاده از سرمایه معنوی (تجربه و دانش فردی نزد هر فرد) و دانش دسته جمعی به منظور دستیابی به اهداف خود از طریق فرایندی شامل تولید دانش، تسهیم دانش و استفاده از آن به کمک فناوری است.

مدیریت دانش، راز موفقیت سازمان‌ها در قرن 21 است. دانش، مفهومی فراتر از داده و اطلاعات است. دانش به مجموعه اطلاعات، راه کار عملی مرتبط با آن، نتایج به‌کارگیری آن در تصمیمات مختلف، آموزش مرتبط با آن، نگرش افراد در مشاغل و مسئولیت‌های مختلف در ارتباط با آن گفته می‌شود. دانش هر نفر، حتی در موردی خاص، ممکن است با دیگران متفاوت باشد. دانش زیربنای مهارت و تجربه و تخصص هر فرد است.

هر سازمان برای دستیابی به اهداف خود، از مجموعه دانشی استفاده می‌کند که نزد تک‌تک افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. در صورت عدم استفاده از این دانش‌ها، می‌توان شکست سازمان یا بالا بودن هزینه‌های ناشی از تکرار برخی فرایندهای تصمیم‌گیری و عدم استفاده مطلوب از سوابق تجربی و تصمیم‌گیری‌ها را انتظار داشت. به همین دلیل، سازمان‌های پیشرو اقدام به جمع‌آوری دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌های کاری می‌کنند که به آن «سرمایه دانش» گفته می‌شود.

منبع : مقاله "   مدیریت دانش چیست؟  "   برگرفته از http://www.modiriran.ir  

_{رویکردهای مدیریتی :}

_{در این رویکرد که نخستین بار توسط ویلسون در نهضت مدیریت اداری بروز یافت علم و ارزشها در دست مدیران قرار دارد سازمان به مثابه یک کسب و کارست و مدیر یک کاسب، و فردی که به سازمان مراجعه می کند یک مشتری است . نهضت مدیریت اداری  به کارایی می اندیشد و آن را در یکی کردن نوع مدیریت در بخش دولتی با خصوصی می دانشت . مدیریت اداری کارایی را در بخش دولتی حاصل جدایی سیاست از اداره می دانست، اما نهضت مدیریت دولتی نوین قائل به برون سپاری قانون اساسی یک کشوراست . جدائی محض سیاست از اداره که سالهاست با شکست مواجه شده با صبغه علمی دادن محض به اداره عملی نخواهد بود. ( قانون گرا- دولت مدیریتی – عقلانیت اقتصادی – نهضت مدیریت اداری) .}

_{منبع: چالشهای مدیریت دولتی ایران ؛  غلامرضاخدابخش}